Mag
4
5 Consigli per ridurre la Carta in Ufficio
Anche se viviamo nell’era delle nuove tecnologie le aziende non riescono a fare a meno della carta ed il motivo è legato a diversi problemi. Si tratta spesso delle grandi aziende o enti governativi che non avendo apportato innovazione ai vecchi processi continuano ad interfacciarsi con i moduli cartacei richiesti e inviati spesso via fax.
In molti paesi del mondo le vecchie abitudini stentano a declinare.
Tuttavia, esistono soluzioni software per eliminare il cartaceo che non richiedono l’infrastruttura di rete di una grande società. Facendo adesso un piccolo investimento tecnologico sarà possibile salvare il tuo business per diverso tempo e potrai ridurre la dipendenza dallo spreco di materiale cartaceo.
1. Individuare lo storage si immagazzinamento dei File
La prima cosa da fare perché nel nostro ufficio non ci sia più carta è quello di trovare un altro luogo dove mettere i nostri documenti. Generalmente questi posti di archiviazione vengono chiamati NAS.
I NAS sono semplicemente degli Hard Disk condivisi nella rete LAN aziendale.
Ad oggi ne esistono veramente di diversi tipi e se la vostra azienda è così piccola ed ha quindi pochi documenti, quello di cui vi dovete attrezzare è un NAS Casalingo (Home NAS) che attualmente possono arrivare fino 1-10 TeraByte (TB).
2. Scansionare i Propri Documenti.
Se aveve già documenti cartacei, questi si possono archiviare passando diverso tempo alla loro scannerizzazione.
Gli scanner sono periferiche esterne al PC, oggi anche integrati nelle fotocopiatrici multifunzione che possono davvero fare a caso vostro.
Generalmente scansione di un documento significa digitalizzarlo rasformandolo in una immagine. Quindi il pezzo di carta sarà diventato una foto (immagine) del documento.
Se l’immagine non è sufficiente ai vostri archivi, potreste voler trasformare quelle immagini in testo digitale, così da poterlo modificare a piacimento.
Quello di cui avrete bisogno è un software OCR. Sappiate che ne esistono diversi e che molti non sono così efficaci come si pensa.
3. Creare la Struttura a Cartelle sul NAS
Una volta che avrete scannerizzato i vostri documenti potete procedere ad organizzare il vostro NAS come meglio credete.
La struttura che dovrete applicare è una struttura ad albero del vostro NAS in maniera tale che, quando ricercherete i vostri documenti andrete in un’unica direzione.
Per esempio se avevate i documenti divisi in progetti ed ogni progetto consisteva in più cartelle cartacee, potreste creare sul NAS una cartella del progetto e all’interno tante cartelle quante ve ne erano nella realtà.
4. Pensare Bene al Nome dei Documenti Digitali
Per ottenere un buon risultato è necessario che le “immagini” dei documenti abbiano un nome bene preciso e che rispecchi una strategia di utilizzo perché tutti nell’azienda possano ricercare quei files senza perdite di tempo.
Normalmente i nomi di files devono essere:
- corti (nomi descrittivi e lunghissimi servono a ben poco)
- descrittivi (attraverso abbreviazioni o codici i nomi dei files saranno utilizzimi al momento in cui occorrerà ricercarli)
- strategici (stabilire una strategia che ne permetta subito il riconoscimento)
Se ci avvaliamo di programmatori all’interno dell’azienda potremmo decidere di far sviluppare loro un software per la ricerca e la gestione di questo archivio (ormai digitalizzato).
5. Mantenimento dell’archivio digitale dei nostri documenti
Siamo ormai a buon punto. Abbiamo la nostra struttura ad albero dei documenti aziendali, abbiamo in documenti con un nome strategico, quello che manca è il mantenimento della struttura.
Per mantenimento della struttura dei documenti intendo dire che non dovrebbe essere modificata facilmente e chiunque nell’azienda dovrebbe poterla utilizzare al meglio.
Procedre con i seguenti passi:
- come al punto precedente utilizzare un esperto informatico per farvi magari costruire o modificare il vostro software aziendale.
- pianificate backup giornalieri della struttura a NAS per essere sicuri che i documenti digitali non vengano persi.
- fate stampare i vostri dipendenti su FILE PDF e non sulla stampante (risparmierete carta ed i file potranno essere archiviati).
- fate in modo che tutto il sistema informatico sia gestito da un amministratore di sistema di cui potete fidarvi.
fonte: http://www.newstechnology.eu
